Analisa Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pada Usaha Travel Daerah Hengky Transpor

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.  Latar Belakang

Hengky Transport merupakan salah satu perusahan yang bergerak dibidang penyedia jasa travel daerah dengan rute perjalanan Pontianak-Balai Berkuak, Ketapang dan sebaliknya. Adapun jenis sarana dan prasarana yang tersedia dalam usaha jasa travel daerah ini yaitu antar jemput penumpang. Namun sebagai salah satu  penyedia jasa travel daerah ini belum terdaftar atau tidak resmi, usaha jasa travel Hengky Transport belum didukung dengan pengolahan data perusahaan secara komputerisasi. Diantaranya data yang berkaitan administrasi usaha dan pelaporan keuangan. Padahal melalui data-data yang dimiliki dapat diambil informasi yang menyangkut kegiatan usaha. Nampaknya terlihat adanya kinerja perusahaan yang rancu karena ketidaktersedian data pendukung dalam pembuatan laporan keuangan. Salah satu solusi yang akan menyelesaikan masalah tersebut adalah dengan membuat sebuah sistem yang akan mengatur masalah administrasi perusaahaan.

Dari masalah diatas, maka kami mewawancara untuk mendapatkan informasi tentang Hengky Transport untuk mencari solusi akan kerancuan sistem yang telah ada. Kami menampik dari kegiatan yang dilakukan Hengky Transport untuk membuat sistem yang menurut kami baik untuk dilakukan. Maka dari itu kami membuat makalah tentang “Analisa Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pada Usaha Travel Daerah Hengky Transpor”.

1.2.  Rumusan Masalah

a.       Bagaimana sistem informasi Hengky Transport yang sedang berjalan?

b.      Bagaimana membuat perancangan sistem yang baik digunakan oleh Hengky Transport?

1.3.  Tujuan

a.       Mengetahui sistem informasi Hengky Transport yang sedang berjalan.

b.      Mengetahui hasil analisa dan rancangan sistem yang baik digunakan oleh Hengky Transport.

1.4.  Manfaat Penulisan

Untuk membantu usaha jasa “Hengky Transport” dalam menentukan sistem informasi yang baik.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.  Analisa Sistem Yang Sudah Ada

Usaha jasa travel Hengky Transport berdiri pada tahun 2011 yang memiliki 2 buah armada mobil kijang inova. Dari hasil wawancara kepada Hengky Transport maka dapat diperoleh mengenai sistem informasi administrasi maupun keuangan yang sudah berjalan.

a.    Sistem informasi administrasi

Calon penumpang harus menghubungi melalui via telepon atau sms kepada supir yang bertugas. Kemudian supir akan menjemput calon penumpang. Kalau sudah dijemput maka akan langsung berangkat ke daerah tujuan yakni dari Pontianak-Balai Berkuak dan sebaliknya. Sedangkan bukti tiket tidak ada. Namun pembayaran dapat dilakukan sebelum berangkat ataupun setelah sampai ketempat tujuan.

b.    Sistem informasi keuangan

Sistem informasi keuangan yang digunakan oleh Hengky Transporttidak menggunakan sistem informasi akuntansi yang sudah berlaku umumsehingga kami tidak menemukan data laporan keuangan. Dari wawancara maka kami dapat memperoleh data modal awal untuk membeli dua buah mobil yaitu sebesar Rp 500.000.000, sedangkan data pendapatan dan beban yang kami peroleh selama tujuh hari berturut-turut adalah sebagai berikut:

Data Pendapatan Jasa
Hari	Mobil  1	Mobil  2	Total	Harga  tiket	Jumlah Pendapatan
Sabtu	5	3	8	Rp 150.000	Rp               1.200.000
Minggu	7	4	11	Rp 150.000	Rp               1.650.000
Senin	3	3	6	Rp 150.000	Rp                   900.000
Selasa	3	2	5	Rp 150.000	Rp                   750.000
Rabu	4	5	9	Rp 150.000	Rp               1.350.000
Kamis	4	5	9	Rp 150.000	Rp               1.350.000
Jumat	2	2	4	Rp 150.000	Rp                   600.000
Jumlah	28	24	52	Rp 150.000	Rp               7.800.000

Data Beban
Hari	Penyebrangan	Bensin	Pemeliharaan	Makanan
Sabtu	Rp        100.000	Rp  100.000		Rp   80.000
Minggu	Rp        100.000	Rp  100.000		Rp   80.000
Senin	Rp        100.000	Rp  100.000		Rp   80.000
Selasa	Rp        100.000	Rp  100.000		Rp   80.000
Rabu	Rp        100.000	Rp  100.000		Rp   80.000
Kamis	Rp        100.000	Rp  100.000		Rp   80.000
Jumat	Rp        100.000	Rp  100.000	Rp      500.000	Rp   80.000
Jumlah	Rp        700.000	Rp  700.000	Rp      500.000	Rp 560.000

Dari data diatas, kami mencoba untuk membuat laporangan keuangan Hengky Transport sebagai berikut:

Hengki Transport
Neraca
Periode 6 Juni 2014
Aset			Modal
	Kendaraan	Rp  500.000.000	Modal	Rp       500.000.000

Hengki Transport
Laporan Laba Rugi
Periode 31 Mei-6 Juni 2014
Pendapatan Jasa				Rp  7.800.000
Dikurangi:
	Beban Penyebrangan	Rp  700.000
	Beban Bensin	Rp  700.000
	Beban Pemeliharaan	Rp  500.000
	Beban Makanan	Rp  560.000		(Rp  2.460.000)
Total Laba				Rp  5.340.000

Dari laporan keuangan tersebut maka dapat diambil informasi bahwa sistem kegiatan baik administrasi dan keuangan usaha jasa travel  Hengky Transport mengalami kerancuan. Untuk itu diperlukan suatu perancangan sistem informasi keseluruhan yang bisa membantu baik sistem administrasi dan keuangan usaha jasa travel  Hengky Transport agar kegiatan operasional usaha bisa berjalan efektif dan lebih efisien sehingga dalam memperoleh laba usaha mampu diukur besaran yang sesungguhnya.

2.2.  Perancangan Sistem Informasi Yang Diusulkan

a.       Perancangan proses

Perancangan ini dipergunakan sebagai pedoman dalam pembuatan sebuah sistem yang telah direncanakan/dirancang. Perancangan sistem secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang. Pada tahapan perancangan sistem, maka komponen sistem yang telah dirancang kemudian akan diserahkan kapada user yang nantinya akan mengoperasikan sistem, apakah telah sesuai atau belum dengan kebutuhan user.Komponen sistem yang didesain tersebut meliputi model sistem, output(keluaran), input (masukan) dan kontrol.

b.      Flowchart yang diusulkan

Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan. Berikut merupakan flowchart sistem yang diusulkan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi administrasi usaha jasa travel  Hengky Transport

1.      Pegawai

Dalam data pegawai berisi data pegawai yang bekerja di usaha jasa travel  Hengky Transport serta berisi data gaji pegawai sehingga pada periode tertentu data gaji pegawai dapat diberikan ke bagian transaksi untuk diolah lebih lanjut dengan melampirkan bukti.

2.      Transaksi

Bagian transaksi memiliki peran yang penting, dimana di menu transaksi ini menyimpan semua transaksi yang terjadi di usaha jasa travel  Hengky Transpor. Dalam pencatatan transaski ini maka perlu menggunakan sistem akuntansi yang akurat, dimulai dengan pembuatan bukti transaksi berupa tiket maupun bukti lainnya yang digunakan misalnya bukti pembayaran beban-beban berupa nota keuangan. Sehingga akan diproses dan akhirnya dapat dibuat laporan keuangan yang dapat dipercaya. Adapun sistem informasi akuntansi yang berkaitan dengan hal ini dapat dilakukan dengan berbagai tahapan sebagai berikut:

 

Transaksi ini dapat dibagi menjadi dua, yaitu transaksi pendapatan dan transaksi untuk beban usaha. Pengakuan pendapatan terjadi apabila penumpang sudah melakukan pembayaran tiket dan pasti akan berangkat. Sementara pencatatan untuk beban dapat dilakukan apabila ada bukti transaksi yang terjadi baik yang berkaitan dengan kegiatan operasional usaha.

3.      Penumpang

Pada bagian penumpang ini terdapat dua bagian yaitu  pemesanan dan pelunasan tiket. Bagi penumpang yang memesan akan dicatat pada bagian ini, selanjutnya pada tahap pelunasan tiket dilakukan ketika memesan, akan berangkat dan ataupun setelah sampai tempat tujuan. Kemudian dari transaksi pelunasan ini maka akan dikirim kebagian pengelolaan transaksi.

a.       Calon penumpang memesan tiket dengan cara datang langsung atau menelpon langsung ke supir. Pembayaran tiket dapat dilakukan pada saat memesan tiket, akan berangkat atau setelah sampai tempat tujuan.

b.      Supir menjemput calon penumpang dan apabila semua calon penumpang sudah dijemput maka persiapan untuk keberangkatan.

c.       Ditengah perjalanan biasanya supir juga menerima  penumpang tergantung pada kapasitas mobil pada saat itu. Untuk biaya penumpang yang menumpang ditengah jalan akan dikenakan biaya setengahnya. Untuk menghindari penyalahgunaan, maka akan diberikan juga bukti tiket. Kemudian tiket tersebut disimpan supir dan kemudian diserahkan kebagian administrasi dan keuangan.

d.      Setelah sampai ketempat tujuan maka para penumpang diantarkan langsung ke alamat yang diminta.

4.      Armada

Pencatatan administrasi bagian armada ini mengenai biaya penyusutan, kondisi kendaraan, biaya perbaikan yang berkaitan dengan kendaraan yang selanjutnya akan dikirimkan  kebagian pengelohan transaksi dengan melampirkan bukti atau memo.

c.       Data flow diagram

Data flow diagram  merupakan alat perancangan sistem yang menggambarkan sebuah logika dan alur data yang terjadi pada sebuah sistem. Data flow diagram digunakan untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada maupun perencanaan pembuatan sistem yang baru. Berikut ini adalah model Data flow diagram  yang kami rancang untuk membantu usaha jasa travel  Hengky Transport:

 

a)      Pengguna (staf administrasi dan keuangan)

User memiliki hak akses dalam menggunakan sistem dalam rangka untuk pengolahan data, dengan demikian maka sistem ini dilengkapi dengan keamanan dipegang user, agar tidak semua orang dapat bebas menggunakannya, sehingga pengelolaan bisa dilakukan dengan baik oleh user yang diberi hak akses menggunakan sistem ini.

b)      Informasi

Data yang diolah dalam sistem dapat menjadi informasi penting bagi semua pihak terutama bagi pemilik karena informasi yang diperoleh dapat digunakan sebagai sarana untuk pengambilan keputusan.

c)      Tujuan pembuatan sistem informasi administrasi dan keuangan usaha jasa travel Hengky Transport

a.    Bukti pertanggungjawaban berupa laporan keuangan kepada pemilik perusahaan;

b.    Dasar pertimbangan dalam menetapkan rencana maupun strategi yang akan diterapkan pada masa mendatang;

c.    Alat untuk menilai pelaksanaan kegiatan perusahaan secara keseluruhan;

d.   Alat untuk mengukur biaya-biaya dari kegiatan perusahaan

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

a.    Dari analisa diatas, kami menyimpulkan  bahwa sistem yang dijalankan oleh Hengky Transport tidak menggunakan sistem informasi yang baik. Sehingga, dalam menjalankan kegiatan usahanya, masih belum efektif dan efesien.

b.    Dengan analisa dari sistem informasi yang dijalankan oleh Hengky Transport, kami membuat perancangan sistem baru yang layak, dengan menggunakan Flow Chart yang kami buat serta menerapkan siklus akuntansi.

3.2. Saran

Sebaiknya usaha jasa travel daerah “Hengky Transport” dapat menggunakan sistem komputerisasi untuk menjalankan kegiatan yang bisa membantu sisten informasi akuntansi dan administrasi yang sedang berjalan.