RINGKASAN: Undang-undang Sarbanes Oxley, Pengendalian internal, dan Kas

Undang-undang Sarbanes Oxley, Pengendalian internal, dan Kas

1.        Undang-undang Sarbanes Oxley Tahun 2002

v  Dalam kongres DPR AS-ed yang mengesahkan Undang-Undang Sarbanes Oxley tahun 2002. Undang – undang ini sering disebut Sarbenes-Oxley (SOX), dianggap sebagai salah satu hukum yang paling penting dan signifikan sepanjang sejarah yang memengaruhi perusahaan publik ( perusahaan yang terdaftar dalam bursa efek), yaitu perusahaan yang dimilik oleh publik, undang-undang ini menekankan perlunya penilaian atas pengendalian sserta pelaporan keuangan bagi seluruh perusahaan.

v  Tujuan dari Sarbanes Oxley adalah mengembalikan keyakinan dan kepercayaan publik terhadap laporan keuangan perusahaan.

v  Yaitu dengan menekankan pentingnya pengendaliaan internal yang efektif.

v  Pengendaliaan internal secara luas diartikan sebagai prosedur-prosedur serta proses-proses yang digunakan perusahaan untuk melindungi aset perusahaan, mengolah informasi secara akurat, serta memastikan kepatuhan pada hukum dan peraturan yang berlaku.

v  Pengendalian internal yang kuat dan efektif terhadap pencatatan transaksi dan pembutatan laporan keuangan sangat penting karena dapat mencegah kecurangan dan pembuatan laporan keuangan yang menyesatkan.

2.        Pengendalian Internal

v  Tujuan pengendalian internal:

1.        Perlindungan  terhadap aset

Dimana pengendalian internal ini dapat melindungi dari pencurian, kecurangn, penyalahgunaan, atau kesalahan penempatan. Misalkan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan yang dengan sengaja untuk menipu perusahaan demi keuntungan pribadi.

2.        Informasi bisnis yang akurat

Informasi yang akurat sangat penting untuk menjalakan perusahaan dengan sukses. Alasanya adalah karyawan yang akan mencoba untuk melakukan penipuan harus menyesuaikan pencatatan akuntansi agar dapat menyembunyikan kecurangan yang dilakukannya.

3.        Kepatuhan pada hukum dan peraturan yang berlaku

Perusahaan harus patuh pada hukum, peraturan serta standar pelaoran keungan yang berlaku. Demikian pula dengan karyawan yang harus patuh terhadap aturan-aturan perusahaan yang berlaku.

v  Elemen-Elemen dalam Pengendalian internal

Dimana manajemen bertanggung jawab merancang dan menerapkan lima elemen untuk memcapai tiga tujuan pengendalian internal. Elemen tersebut adalah:

1.    Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian perusahaan adalah perilaku manajemen dan karyawan keseluruhan mengenai pentingnya pengendalian.

ü  Manajemen yang berlebihan menekankan pentingnya pencapaian target operasi dan menyimpang dari kebijkannya, secara tidak langsung dapat mendorong karyawan untuk mengabaikan pengendalianya.

ü  Manajemen yang menekankan pentingnya pengendalian dan mendorong kepatuhan pada kebijakan pengendalian akan menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif.

ü  Struktur organisasi merupakan kerangka kerja untuk perencanaan dan pengendalian opersai yang harus efektif dimana setiap pimpinan suatu perusaahan bertanggung jawab penuh dalam pengendalian penuh  membangun lingkungan perusahaan yang efektif.

ü  Kebijakan personalia yang mencakup pemberian kontrak kerja, pelatihan, evaluasi, konfensasi, dan promosi karyawan. Hal semacam ini dapat memberikan lingkungan pengendalian internal menjadi baik, jika mampu memberikan keyakinan yang memadai bahwa karyawan yang kompeten yang bisa dipekerjakn dan dipertahankan.

2.    Penilaian resiko

Semua perusaan  menghadapi resiko, dimana manajemenlah yang harus menilai resiko-resiko dan melakukan tindakanyang diperlukan untuk mengendaliakannya. Ketika resiko sudah teridentifikasi, maka dapat dianalisisseberapa penting resiko yang dihadapi dan dapat harus menentukan tindakan yang akan dilakukan terhadap resiko tersebut. Contoh resiko yang mungkin dihadapi dalam suatu perusahaan;

ü  Perubahan permintaan pelanggan

ü  Ancaman pesaing

ü  Perubahan peraturan

ü  Perubahan faktor ekonomi

3.    Prosedur pengendalian

ü Prosedur pengendalian ini dibuat untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai, dengan mencegah suatu kecurangan.

ü Personel yang kompeten, rotasi kerja dan cuti wajib

Untuk mencegah suatu kecurangan dengan prosedur pengendalian, yaitu dengan memberikan kebijakan yang akan mendorong karyawan untuk mematuhi prosedur yang berlaku, yaitu dengan cara;

1.   sangat penting bagi staf akuntan untuk mendapatakan pelatihan dan pengawasan yang memadai dalam melakukan pekerjaanya,

2.   dapat pula denga merotasi kerja karyawan,

3.   serta memberikan cuti wajib bagi karyawan yang tak bertanggung jawab terhadap pencatatan.

ü Pemisahan tanggung jawab untuk opersai yang berkaitan

Tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan harus dibagi antara dua orang staf atau lebih untuk menekankan kemungkinan terjadinya ketidakefisienan, kesalahan, dan kecurangan.

ü Operasional, penyimpanan aset, dan akuntansi

Dimana pengendalian harus menetapkan tanggung jawab terhadap aktivitas usaha, yaitu tanggung jawab terhadap operasional, penyimpanan aset, dan akuntansi yang harus dipisahkan untuk mengurangi terjadinya kesalahan dan kecurangan. Catatan akuntansi  yang akan berperan dalam pemeriksaan independen atas individu yang bertanggung jawab atas penyimpanan aset dan tanggung jawab terhadap operasi usaha.

ü Bukti dan tindakan keamanan

Bukti-bukti dan tindakan  keamanan harus digunakan untuk melindungi aset dan pastikan data akuntansi dapat dipercaya. Prosedur pengendalian dapat diterapkan dalam berbagai teknis, seperti prosedur otorisasi, pemberian persetujuan, dan rekonsiliasi.

4.    Pengawasan

ü Pengawasan yang dilakukan terhadap sistem pengendalian internal dapat menemukan kelemahan dan memperbaikinya.

ü Pengawasan ini dapat dengan usaha manajemen yang berkelanjutan, seperti memantau perilaku karyawan dan peringatan dari sistem akuntansi.

ü Evaluasi pengawasan dilakukan  pada saat terjadi perubahan strategi, manajemen senior, struktur bisnis, atau operasi.

ü Pada perusahaan besar auditor internal independen bertanggung jawab atas pengawasan pengendalian internal. Auditor internal dapat melaporkan masalah yang mendapatkan perhatian khusus kepada komite audit atau dewan direksi yang independen terhadap manajemen.

ü Auditor eksterrnal dapat mengevaluasi pengendalian internal sebagai audit tahunan atas laopran keungan.

ü Sinyal peringatan yang berhubungan dengan perilaku karyawan

a.    Perubhan gaya hidup yang mendadak

b.   Hubungan sosila yang dekat denga pemasok

c.    Menolak untuk mengambil cuti

d.   Sering meminjam dari karyawan lain

e.    Mengkonsumsi alakohol atau obatan terlarang lainya

ü Sinyal peringatan dari sistem akuntansi

a.    Kehilangan dokumen atau nomor transaksi ada yang “loncat” ( dapat berarti dokumen digunakan untuk transaksi yang mencurigakan)

b.   Kenaikan pengembalian uang yang tidak biasa

c.    Selisih penerimaan kas harian dengan yang disetorkan ke bank

d.   Kenaikan yang tiba-tiba dalam jumlah tagihan yang leawat jatuh tempopenumpukan pencatatan transaksi

5.    Informasi dan komunikasi

Informasi mengenai lingkungan, penilaian resiko, prosedur pengendalian dan pengawasan dibutuhkan manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan kepatuhan pada pelaporan, hukum, dan peraturan yang diperlukan.

3.        Pengendalian Kas terhadap Penerimaan dan Pembayaran

v  Yang termasuk dengan kas  meliputi uang logam, uang kertas, cek, giro, wesel dan simpanan uang yang tersedia untuk ditarik kapan saja dari bank dan lembaga keuangan lainnya. Biasanya yang di anggap kas oleh sebagian besar orang adalah semua jenis uang yang diterima oleh bank untuk di simpan di rekening tabungan.

v  Perusahaan dapat memiliki beberapa rekening bank, misalnya satu di gunakan untuk pembayaran secara umum dan satunya lagi untuk pembayaran gaji. Untuk setiap rekening banknya, peusahaan biasanya membuat satu akun buku besar.

v  Perusahaan juga dapat membuat akun buku besar terpisah untuk dana kas keperluan khusus seperti pengantian beban perjalanan dinas karyawan.

v  Kas menjadi mungkin untuk dicuri dan di salah gunakan oleh karyawan karena mudah dipindah tangankan.

v  Selain itu, banyak tansaksi, baik langsung maupun tidak langsung memengaruhi penerimaan atau pembayaran kas.

v  Oleh karana itu perusahaan harus merancang dan menggunakan pengendalian yang dapat melindungi kas dan otorisasi  transaksi  kas.

1.        Pengendalian tehadap Penerimaan Kas

Untuk melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus mengendalikan kas sejak diterima sampai kas disimpan di bank, biasanya perusahaan menerima kas dari dua sumber utama: pelanggan yang membeli barang atau jasa dan pelanggan yang membayar piutangnya.

Kas yang di Terima dari Penjualan tunai

Ø Salah satu cara pengendalian yang paling penting untuk melindungi kas yang diterima dari penjualan (misalnya toko atau restoran) di meja kasir adalah mesin kasir. Ketika kasir memasukan angka penjualan, biasanya ada layar monitor yang menghadap ke  pelanggan yang akan menunjukan jumlahnya. Hal ini merupakan pengendalian untuk memastikan kasir telah menagih jumlah yang benar pada pelanggan. Pelanggan juga akan menrima struk pembayaran agar dapat memeriksa keakuratan jumlah yang dibayarkan.

Ø Di awal masa giliran kerja, masing-masing kasir di berikan uang kas yang telah di tentukan jumlahnya (sebagai saldo awal) dan di simpan dalam laci sebagai uang kembalian untuk pelanggan. Di akhir masa giliran kerja, kasir dan pengawasnya menghitung uang kas dalam laci kasir. Jumlah uang kas dalam masing-masing laci harus sama dengan jumlah kas awal di tambah dengan penjualan tunai hari tersebut. Tetapi kesalahan dalam pencatatan penjualan tunai atau sisa kas berbeda dari jumlah seharusnya, selisih tersebut akan di catat dalam akun Kas Kurang atau Kas Lebih ( cash short and over). Di beberapa perusahaan, kasir diberi insentif misalnya sejumlah uang, jika berhasil meminimumkan terjadinya selisih kas.

Ø Pada periode akhir akuntansi, jika akun kas kurang atau kas lebih bersaldo debit (kas kurang) dimasukan sebagai bagian dari beban lainnya di laporan laba rugi. Sebaliknya, jika  bersaldo kredit (kas lebih) maka dimasukan ke pendapatan lainnya, jika seorang kasir terus menerus mengalami selisih kas, maka kasir tersebut mungkin perlu mendapatkan pelatihan tambahan atau dipindah tugaskan.

Ø Setelah kas dalam kasir dihitung dan di catat di formulir tanda terima uang, kas disimpan dalam brangkas yang aman di bawah tanggung jawab departemen kasir atau bagian keuangan lain yang  terkait sampai uang tersebut di setorkan ke bank. Pengawas menyampaikan selain struk-struk  mesin kasir kedeparteman akuntansi sebagai dasar untuk pencatatan  transaksi pada hari tersebut .

Kas yang di Terima Melalui Cek atau Giro

Ø Pelanggan juga dapat membayar tagihan dengan cek atau giro.

Ø Cek dapat diambil tunai di bank, sedangkan giro hanya dapat dipindahbukukan dari rekening pembayaran ke rekening bank penerimanya.

Ø Kebanyakan faktur perusahaan di rancang agar para pelanggan mengembalikan potongan faktur yang berisi jumlah tagihan yang di sebut slip pembayaran (remittance slip), bersama dengan lembar cek atau giro pembayaran si pelanggan.

Ø Karyawan yang menerima cek dan slip pembayaran harus membandingkan angka yang tercantum di cek yang diterima dengan jumlah terutang di  slip pembayaran.

Ø Jika pelangan tidak mengembalikan slip  pembayaran, maka karyawanlah yang harus menyiapkannya.

Ø Slip pembayaran juga berfungsi sebagai catatan awal atas penerimaan kas serta mambantu memastikan keakuratan posting pebayaran piutang ke akun pelanggan masing-masing.

Ø Sebagai salah satu alat pengendalian, perusahaan harus meminta pelanggan  untuk menulis nama perusahaan sebagai penerima uang yang sah di lembaran cek atau giro pembayaran dari pelanggan. Ini bertujuan untuk memastikan pencairan uang akan masuk hanya ke rekening bank perusahaan dan bukannya rekening pihak lain yang tidak berhak.

Ø Setelah itu cek dan giro diterima kemudian di serahkan ke departemen kasir. Staf yang bertugas akan menggabungkan dengan penerimaan dari penjualan tunai dan menyiapkan lembar setoran bank. Slip pembayaran dan total rangkumannya dikirim ke departemen akuntansi dan staf akuntansi akan memposting pembayaran sebagai pengurangan saldo piutang  keakun pelanggan tersebut.

Ø Saat kas disetorkan ke bank, pihak bank akan membubuhkan validasi pada salinan setoran bank sebagai bukti setoran telah masuk ke rekening bank perusahan. Selanjutnya dikirim kembali ke departemen akuntansi  untuk dibandingkan jumblah setoran di slip setoran  bank dengan jumlah seharusnya di setorkan. Hal ini untuk memastikan tidak ada uang kas yang hilang maupun di curi dalam perjalanan ke bank.

Kas yang di Terima Melalui Transfer Dana Ektronik  Kas

Ø Kas dapat di terima memalui transfer dana elektronik (electronic fund transfers-EFT)

Ø kebanyakan perusahaan mendorong transfer elektronik oleh pelangggan untuk beberapa alasan yaitu:

ü  Pertama, transfer elektronik tidak memakan biaya bila dibandingkan dengan pembayaran melalui cek atau giro karena karyawan yang menggelola kas dapat di tiadakan.

ü  Kedua, transfer elektronik mempekuat pengendalian internal terhadap kas karena kas di terima langsung oleh bank tanpa penggelola kas oleh karyawan sehingga kemungkinan pencurian kas dapat ditiadakan.

ü  Terakhir transfer elektronik dapat mengurangi jumblah pembayaran yang terambat dan mempercepat proses peneriman kas.

2.        Pengendalian terhadap Pembayaran Kas

v Sistem  voucer

Adalah  suatu dokumen yang memberikan bukti pemberian kuasa untuk membayar kas atau melakukan transfer dana elektronik.

Berupa sistem manual dan komputerisasian

o   Pada sistem manual, sebuah voucer biasanya di siapkan setelah seluruh dokumen pendukung yang diperlukaan sudah di terima.

o   Pada sistem komputerisasian, dokumen pendukung yang telah di setujui (seperti pesanan pembelian dan laporan penerimaan) akan dimasukan secara langsung dalam fail computer.

v Sistem  transfer elektronik

Kas juga dapat dibayar melalui sistem transfer dana elektronik menggunakan jaringan computer.

4.        Rekeningn Bank

v  Penggunaan rekening bank

Ø  Alalasan perusahaan menggunakan rekening bank adalah untuk tujuan pengendalian.

Ø  Penggunaan rekening bank dapat mengurangi jumlah uang tunai di toko atau kantor pada waktu tertentu.

Ø  Memberikan pencatatan indipenden atas transaksi yang dapat di gunakan untuk memeriksa pencatatan transaksi perusahaaan.

Ø  Memudahkann transfer dana antara rekening yang satu dengan rekening lainnya.

v  Rekening Koran

Ø  Merupakan rangkuman seluruh transaksi.

Ø  Karena rekening koran di siapkan dari sudut pandang bank,maka ayat jurnal memo kredit dalam rekening Koran menunjukan kenaikan (kredit) dalam rekening nasabah, dan ayat jurnal memo debit dalam rekening Koran menunjukan penuruanan (debit) dalam rekening nasabah.

Ø  Bank membuat jurnal kredit(memo kredit)untuk setoran yang di lakukan melalui transfer dana elektronik, penerimaan pembayaran wesel tagih untuk nasabah,pencairan dana atas pinjaman nasabah yang di berikan oleh bank, pembayaran bunga atas saldo uang nasabah, dan koreksi atas kesalahan bank.

Ø  Bank membuat ayat jurnal debit (memo debit) untuk pembayaran yang dilakukan melalui transfer dana elektronik, untuk beban adminitrasi, cek yang di kembalikan karena sewaktu hendak di cairkan saldo uangnya tidak mencukupi, dan koreksi kesalahan bank.

Ø  Jenis ayat jurnal memo kredit dan debit sebagai berikut.

ü  EC( error correction): koreksi kesalahan untuk memperbaiki kesalahan yang di lakukan oleh bank.

ü  NSF( not sufficient funds): cek kosong atau cek yang di tolak karena dana di bank si penerbit cek tidak mencukupi.

ü  SC(service charge): beban adminitrasi bank.

ü  ACH(automated clearing house):ayat jurnal kliring untuk transfer dana elektronik.

ü  MS(miscellaneous) lain-lain, seperti penerimaan pembayaran wesel tagih atas nama nasabah atau pencairan pnjaman dari bank untuk nasabah.

v  Rekening Bank Sebagai Alat Pengendalian Terhadap Kas

Ø Merupakan salah satu alat penting yang di gunakan perusahaan untuk mengendalikan kas.

Ø Perusahaan dapat menggunakan rekening koran untuk membandingkan transaksi kas di catatan akuntansinya dengan catatan yang dibuat oleh bank.

Ø Saldo kas yang di tunjukan oleh rekening Koran biasanya berbeda dari saldo kas yang di tunjukan dalam catatan akuntansi perusahaan. Selisih tersebut dapat di sebabkan oleh tertundanya pencatatan transaksi yang di lakukan oleh salah satu pihak. Conohnya terdapat selisih satu hari atau lebih antara tanggal cek sampai ke bank untuk pembayaran.

5.        Rekonsiliasi Bank

v  Merupakan analisis informasi dan jumlah yang  menyebabkan saldo kas yang dilaporkan dalam rekening Koran berbeda dari saldo kas dalam buku besar.

v  Bertujuan untuk menghasilkan saldo kas yang di sesuaikan

v  Rekonsiliasi bank biasanya di bagi menjadi dua bagian.

Ø Bagian pertama, disebut sebagai bagian bank, di mulai dengan saldo kas menurut rekening Koran dan berakhir dengan saldo yang di sesuaikan.

Ø Bagian kedua, disebut sebagai bagian perusahaan, dimulai dengan saldo kas menurut catatan perusahaan dan berakhir dengan saldo yang di sesuaikan. Kedua bagian tersebut harus sama jumlahnya.

ü  Langkah- langkah berikut ini sangat berguna dalam menemukan informasi yang perlu dicocokan  dalam menentukan saldo kas yang di sesuaikan:

1.   Bandingkan setiap setoran yang terdapat dalam rekening Koran dengan setoran yang belum dicatat yang muncul dalam rekonsiliasi periode sebelumnya dan dengan setoran periode berjalan. Tambahkan setoran yang belum dicatat oleh bank ke saldo menurut rekening Koran. Setoran ini biasanya disebut sebagai deposit in transit.

2.   Bandingkan cek yang dibayar dengan cek yang belum diuangkan dan muncul dalam rekonsiliasi periode sebelumnya dan dengan cek yang telah di catat. Kekurangan cek yang belum di uangkan oleh penerima cek dari saldo menurut rekening Koran. Cek yang belum dicairkan oleh penerima biasanya disebut sebagai outstanding check.

3.   Bandingkan memo kredit bank dengan ayat jurnal yang dimasukan di jurnal. Sebagai contoh bank akan mengeluarkan memo kredit atau wesel tagih dan bunga yang diterima untuk perusahaan. Tambahkan memo kredit yang belum dicatat ke saldo menurut catatan perusahaan.

4.   Bandingkan memo debit bank dengan ayat jurnal yang mencatat pembayaran kas. Sebagai contoh, biasanya bank mengeluarkan memo debit atas beban adminitrasi dan ongkos cetak bulu cek. Bank juga mengeluarkan memo debit untuk cek kosong. Cek kosong biasanya di bebankan kembali ke pelangan  sebagai piutang usaha. Kurangkan memo debit yang belum dicatat dari saldo menurut catatan perusahaan.

5.   Tentukan kesalahan yang ditemukan selama langkah-langkah  sebelumya. Sebagai contoh, jika salah satu jumblah salah catat oleh perusahaan, jumlah kesalahan tersebut harus ditambahkan atau dikurangi dari saldo kas menurut catatan perusahaan. Sama halnya, kesalahan yang dilaukan oleh bank harus ditambahkan ke atau dikurangkan dari saldo kas menurut rekening Koran.

ü Untuk pengendalian yang efektif, rekonsiliasi bank harus di siapkan oleh karyawan yang terlibat dalam atau mencatat transaksi kas.

ü Rekonsiliasi bank juga dapat di terapkan di lingkungan komputerisasi dimana setoran dan cek disimpan dalam dokumen dan catatan elektronik.

6.      Dana Kas Keperluan Khusus

v  Kas kecil dibentuk pertama-tama  dengan memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pembayaran selama periode tertentu. Misalnya selama satu minggu atau satu bulan.

v  Dana kas kecil biasanya diisi  kembali pada jarak periodik atau saat dana habis atau mencapai jumlah minimum.

v  Saat dana kas kecil diisi kembali, akun yang di debit ditentukan dengan merangkum penerimaan kas kecil. Kemudian cek ditulis sejumlah ini dan dimasukan dalam kas kecil.

v  Selain kas kecil, sering kali perusahaan mengunakan dana kas lainna untuk memenuhi kebutuhan khusus, seperti gaji atau beban perjalanan  dinas untuk tenaga penjual. Dana semacam ini biasanya di sebut dengan dana keperluan khusus (special-purpose funds).

v  Dana kas keperluan khusus pada awalnya dibentuk dengan memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pembayaran dari dana tersebut selama periode tertentu, misalnya satu minggu atau satu bulan.

7.      Pelaporan Kas dalam Laporan Keuangan

v  Kas merupakan asset yang paling likuid, oleh karena itu di sebut sebagai asset yang pertama dalam bagian asset lancer di neraca.

v  operasinya. Dalam hal ini, perusahaan biasanya menginvestasi kasnya dalam investasi yang sangat likuid untuk memperoleh bunga. Investasi semacam ini disebut setara kas (cash equivalents).contoh setara kas mencakup sertifikat bank Indonesia (SBI), deposito jangka pendek, wesel yang dikeluarkan oleh perusahan-perusahaan besar ( commercial paper). Perusahaan yang menginvestasikan kelebihan kasnya dalam setara kas biasanya melaporkan kas dan setara kas dalam satu jumlah di neraca.

v  Bank dapat mengharuskan nasabahnya untuk mempertahankan saldo kas minimum dalam rekening banknya, yang disebut compensating balance. Sering kali persyaratan ini ditentukan oleh bank sebagai bagian dari perjanjian pinjaman atau faselitas kredit. Faselitas kredit merupakan jumlah maksimum yang telah di setujui sebelum oleh bank untuk di pinjamkan sesuai permohonan nasabah. Paersyaratan saldo kas minimum harus diungkapkan di catatan atas laporan keuangan.